Conditions particulières de vente
« Groupes Scolaires »

Définition des parties aux présentes

1.1. La société privée à responsabilité limitée Solingua Travel S.P.R.L., détentrice de la licence A numéro 5888, dont le siège social est établi au 42/1, rue du Joncquoy à 7602 Bury en Belgique est un organisateur de voyages en groupe, et est dénommé ci-après plus simplement « l’organisateur ». L’organisateur est représenté par un de ses gestionnaires commerciaux ou un de ses organes de Direction, ci-après désigné plus simplement le « gestionnaire ».

1.2. Le client dont il est question aux présentes est un groupement de plusieurs voyageurs.

1.3. Le mandataire du groupe dont il est question aux présentes est le porte-fort du client quant à toutes implications juridiques ou financières résultant des relations construites avec l’organisateur.

Champs d’application

2.1. L’organisation de voyages en groupe consiste en la fourniture d’une ou plusieurs prestations de services-combinées ou non- susceptibles d’intervenir dans le cadre d’un déplacement d’un jour ou plus au profit du client.

2.2. Les présentes conditions de vente s’appliquent au contrat d’organisation de voyage en groupe négocié et établi entre l’organisateur et le mandataire du groupe. Elles complètent les conditions générales de vente prescrites par la Commission Litiges Voyages et définies par la Loi du 21 novembre 2017 relative à la vente de voyages à forfait, de prestations de voyage liées et de services de voyage.

2.3. Les présentes conditions de vente sont adressées au mandataire du groupe conjointement à l’offre pour lui permettre d’effectuer sa commande en toute connaissance de cause. Toute commande implique donc de la part du mandataire du groupe l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions, à l’exclusion de toutes autres qui lui seraient propres.

Inscription

3.1. Une proposition de voyage est adressée au mandataire du groupe avec indication des tarifs, dates et autres éléments constitutifs des prestations fournies à l’occasion du voyage. Lorsque la proposition est acceptée, un contrat est établi. L’inscription d’un voyage devient effective à la réception du contrat de réservation, soigneusement complété et signé par le chef d’établissement et le mandataire du groupe, accompagné d’un versement d’arrhes ou d’un bon de commande. Les prestations du voyage ne sont réservées qu’à réception du contrat et de l’acompte. A défaut, le bon de commande est annulé de plein droit par l’organisateur de voyages. Tant que l’acompte n’est pas versé, la commande est jugée précaire et l’organisateur de voyages se réserve le droit de remettre en cause la validité de la commande.

3.2. Le mandataire du groupe s’engage à fournir, au plus tard 1 mois avant le départ les indications suivantes: –  les horaires et lieux des départ et retour précis liés aux prestations de transport 
 –  le nombre de participants 
 –  la répartition en genres et les services liés aux prestations 
hôtelières 
 –  la liste nominative des participants et ceux qui souhaitent 
contracter une assurance-voyage. 
La transmission tardive ou hors délais de ces informations peut compromettre la bonne exécution des termes de la commande, ce dont l’organisateur ne peut être tenu pour responsable.

Validation par l’organisateur de voyages de la confirmation de l’offre 


4.1. A réception de l’inscription confirmée par le responsable du voyage, l’organisateur s’assure de la disponibilité des prestataires de services.


4.2. En cas d’indisponibilité de l’un ou plusieurs prestataires de services objets de l’offre, l’organisateur de voyages en informe le mandataire du groupe en vue d’étudier une alternative. En toutes hypothèses, il ne peut être reproché à l’organisateur quelques manquements que ce soit en cas d’indisponibilité des prestataires de services au moment de la confirmation d’offre signifiée par le mandataire du groupe. Le mandataire du groupe a cependant toute faculté de mettre un terme à la commande. 


Conditions de paiement 


–  30% à la signature du contrat (70% en cas d’inscription tardive) 
 –  70% 1 mois et demi avant la date de départ 


Préparation de la commande 


6.1. La période comprise entre la confirmation de la commande et le départ du groupe détermine une phase préliminaire durant laquelle les préparatifs de la commande sont menés à terme. 


6.2. Lorsque la commande vise des prestations de transport en autocar seulement, le mandataire est tenu de fournir, au plus tard quinze jours ouvrables avant le départ, les horaires, lieux de départ et retour et détails des déplacements. 


6.3. Lorsque la commande vise d’autres prestations combinées ou non à des prestations de transport en autocar, le mandataire du groupe est tenu de fournir au moins trente jours avant le départ, sous forme définitive, le nombre des participants et leur répartition en genres. 


6.4. Les souhaits en terme de répartition des chambres sont pris en considération mais restent soumis à l’accord du ou des différent(s) prestataires(s). 


De la modification de la commande par le mandataire 


Toute modification (nom des passagers, type de chambre, régime ou mode de séjour, lieu de départ) intervenant dans les trente jours – au moins- précédant le départ entraîne des frais administratifs de 25€ par personne en plus des frais exigés par le(s) prestataire(s) concerné(s). 


Conditions d’annulation


8.1 De l’annulation de la commande par le mandataire

8.1. 1. Lorsque la commande vise des prestations combinées ou non à des prestations de transport en autocar, toute annulation intervenant: – à plus de 30 jours avant le départ entraîne des frais de 40€ par personne dans le cas de prestations combinées à des prestations de transport en autocar – 30 à 21 jours avant le départ entraîne des frais portés à 25% du montant de la facture – 20 à 10 jours avant le départ entraîne des frais portés à 50% du montant de la facture – 9 à 0 jours avant le départ entraîne des frais portés à 100% du montant de la facture
8.1.2. Lorsque la commande vise des prestations incluant du transport aérien et/ou des croisières, combinées ou non à d’autres prestations, sauf mention contraire dans le contrat, en cas d’annulation de la part du client, Solingua comptera 15% du prix total de la réservation en plus des frais d’annulation relevant de la compagnie de transport et/ou de l’hébergeur et/ou d’un tiers intervenant selon le type de voyage réservé. Ces derniers sont disponibles sur simple demande.

8.2 De l’annulation d’un ou plusieurs participants

8.2.1. Depuis l’inscription jusqu’à 30 jours avant le départ: – jusqu’à 3 annulations: retenue de 25% du montant du voyage – au-delà de 3 annulations: réajustement du coût du voyage
8.2.2. Entre 30 et 21 jours avant le départ: retenue de 50% du montant du voyage
8.2.3. Entre 20 et 8 jours avant le départ: retenue de 75% du montant du voyage
8.2.4. Moins de 8 jours avant le départ: retenue de la totalité du montant du voyage Un remplaçant est toujours admis, mais dans le cas d’un voyage avec transport aérien, des pénalités d’annulation ou de changement de nom pourront vous être facturées. Les transports aérien et ferroviaire font l’objet de conditions particulières d’annulation variables suivant les compagnies. Elles vous seront indiquées dans le contrat de voyage.

De la modification par l’organisateur de voyage

Par ailleurs, selon les circonstances et seulement dans l’intérêt général du client, l’organisateur se réserve le droit de modifier sans préavis des éléments du programme. Elles n’emportent aucune révision du prix pour autant que, sans constituer un élément essentiel du voyage, elles ne diminuent pas la valeur des prestations.

De l’exécution


10.1. Responsabilités du client

10.1.1 Le client est responsable de la bonne tenue du groupe durant toute la durée du voyage et ce dans chacune de ses phases. Il se conformera aux injonctions et conseils prodigués par les préposés de l’organisateur.
10.1.2. Lorsque le groupe est constitué de mineurs d’âge ou de personnes ne disposant pas de tous leurs moyens, il est nécessaire qu’il voyage sous l’autorité, la surveillance, la responsabilité d’un ou plusieurs adultes ou avec leur aide.
10.1.3. L’organisateur décline toute responsabilité vis-à-vis du client en cas de perte ou de dommages causés aux bagages ou objets de valeur lui appartenant, ou en cas de négligence(s) vis-à-vis des formalités administratives légales imposées par les autorités des pays traversés ou visites. Les frais consécutifs à ces carences sont à charge du voyageur défaillant.
10.1.4. Pour les voyages en autocar, les clients sont responsables de leurs bagages tant au chargement ou déchargement que lors de toute opération de transfert.
10.1.5. Tout défaut dans l’exécution du contrat, constaté sur place par le ou les voyageur(s), doit être signalé par écrit et le plus tôt possible par ce(s) dernier(s) aux prestataires de services locaux concernés. Pour confirmation, une copie de cet écrit doit être adressée par lettre recommandée à l’organisateur au plus tard 1 mois après la fin du voyage.
10.1.6. Pour prévenir d’éventuels désagréments et dégâts matériels, les prestataires d’hébergement se réservent le droit d’exiger le dépôt d’une garantie ou d’une caution à l’arrivée du groupe. Le client est seul intervenant dans la gestion et règlement d’éventuels litiges constatés sur place.

10.2. Responsabilité de l’organisateur

10.2.1. Lorsque la commande implique des prestations de transport en autocar, l’organisateur se réserve le droit de recourir à un partenaire dont il se porte garant.
10.2.2. L’organisateur est responsable de plein droit de la bonne exécution des obligations résultant de la commande, que ces obligations soient à exécuter par lui-même ou par d’autres prestataires de services. 10.2.3. Les conditions de transport des compagnies aériennes et maritimes avec lesquelles l’organisateur collabore sont définitives, irrévocables et applicables aux passagers. La convention de Varsovie et/ou protocole de La Haye limitent la responsabilité du transporteur aérien en cas de décès, dommage corporel, perte ou dommage de bagages.
10.2.4. L’organisateur décline toute responsabilité en cas de travaux en cours dans les lieux relevant du domaine public.
10.2.5. En cas de dommage aux bagages consécutif à une faute professionnelle d’un des préposés de l’organisateur ou à un vol constaté par l’autorité compétente, les dégâts éventuels aux bagages feront l’objet d’une déclaration à la compagnie d’assurances. En cas de dommage aux bagages par accident, la responsabilité de l’organisateur est limitée à la garantie prévue à la clause de sa police d’assurance « choses transportées ». En aucun cas l’organisateur n’est responsable de la perte, du vol ou de tout oubli de tout objet ou bagage à main.

Du règlement

11.1. Facturation

11.1.1. La facture constitue le document final précisant les montants dus par le client ou son mandataire en contrepartie des prestations de services prévues.
11.1.2. La facture est établie sur base des dernières précisions spécifiées aux points 6.2 et 6.3 et des modifications – avec ou sans frais- enregistrées après la signature du bon de commande.
11.1.3. La facture est adressée, dans la mesure du possible, dans les dix jours qui précèdent le départ et doit être réglée avant celui-ci. En cas de non règlement conforme à ces dispositions, l’organisateur se réserve le droit de compter des intérêts de retard conformément au point 11.2.4.

11.2. Règlement des sommes facturées

11.2.1. Aucune réclamation aux énonciations de nos factures ne sera admise si elle n’est pas faite dans les huit jours de la date de la facture, par recommandé à la poste, adressé au siège opérationnel de l’organisateur.
11.2.2. Sauf convention contraire, les factures sont payables sans escompte, dans les délais qu’elle précise. 11.2.3. Toutes le sommes dues à quelque titre que ce soit sont payables au compte spécifié sur la facture. 11.2.4. Toute somme impayée, même partiellement à la date de son échéance ouvre de plein droit et sans mise en demeure préalable l’exigibilité:
- d’un intérêt d’1% par mois, tout mois commencé étant dû entier; – d’une indemnité forfaitairement et irréductiblement fixée à 10% du montant restant dû en principal avec un minimum de 75%. En outre, si une action judiciaire s’avérait nécessaire pour obtenir la récupération des sommes dues, le contractant devra également supporter les frais judiciaires, notamment l’indemnité de débours et procédure prévue à l’article 1022 du Code Judiciaire.

Fonds de garantie

En cas d’insolvabilité financière de la part de l’organisateur et/ou intermédiaire de voyages avec lequel vous avez conclu un contrat de voyage, vous pouvez faire appel au Fonds de Garantie Voyages. Il suffit de vous adresser à votre organisateur ou intermédiaire de voyages ou de prendre contact directement avec le Fonds de Garantie Voyages (www.gfg.be). Demandez les conditions de garantie à votre organisateur ou intermédiaire de voyages. Vous y trouverez les modalités suivant lesquelles vous pouvez demander soit le remboursement des sommes payées pour le voyage en cas d’insolvabilité financière, soit la poursuite de ce voyage ou le rapatriement si le voyage a déjà commencé.

Protection des données personnelles et confidentialité

Depuis le 25 mai 2018, la sprl Solingua Travel a adapté sa politique relative à l’utilisation de vos données personnelles. Elle s’engage à vous informer en toute transparence quant à l’utilisation de vos données personnelles. Vos données personnelles ne seront jamais partagées avec des partenaires ou des tiers sans votre consentement explicite préalable. Les données à caractère personnel sont des données qui permettent d’identifier de manière unique une personne ou de la contacter. Lors d’une demande de devis, de l’établissement d’un contrat ou pour une demande de contrat d’assurance, la sprl Solingua peut collecter une série d’informations qui peuvent inclure : nom, prénom, date de naissance, numéro de document d’identité, numéro de téléphone, adresse électronique, fiche santé (régime alimentaire particulier, allergie ou intolérance alimentaire). Divulgation à des tiers Solingua Travel sprl peut mettre certaines données personnelles à disposition de partenaires, prestataires de services, sous-traitants ou préposés, travaillant avec Solingua Travel sprl pour la fourniture de services. Les données personnelles ne sont, en principe, pas partagées avec des tiers à des fins de marketing mais uniquement pour fournir, commercialiser ou améliorer les services ou produits de Solingua Travel. Solingua Travel ne fait donc pas de Direct Marketing. Solingua Travel peut également partager les données personnelles en vue de la bonne exécution du contrat ou lorsque l’intérêt du client l’exige, conformément aux dispositions légales. Enfin, Solingua Travel sprl pourrait être amenée, en exécution d’une loi, dans le cadre d’une procédure judiciaire, à divulguer des données personnelles. Intégrité, conservation et accès aux données à caractère personnel: Solingua Travel sprl veille à tenir à jour et à préserver l’intégrité et l’exactitude des données personnelles en sa possession et à ce que celles-ci soient traitées de manière légale, correcte et transparente vis-à-vis des intéressés. Les données sont conservées pendant la période d’exécution du contrat ou le temps requis pour atteindre l’objectif. La protection de votre vie privée: Solingua Tavel sprl prend des précautions administratives, techniques et physiques, pour protéger les données personnelles contre la perte, le vol, la mauvaise utilisation ainsi que contre l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés. Solingua Travel sprl, soucieux de préserver la confidentialité et l’intégrité de ses données, a communiqué le présent engagement à l’ensemble de son personnel.

Législation Les offres et commandes 

Attribution de juridictions

Pour tout litige persistant ou traité en dehors de la Commission Litiges- Voyages, l’organisateur ne reconnaît que la Loi Belge et la seule compétence des Tribunaux de Tournai.

Solingua Travel SPRL
Autorisation A 5888
42/1 rue du Joncquoy